IdMiS propone una gestione collettiva del sistema KosmosDOC mediante la formazione di un coordinamento aperto ad istituti e circoli culturali, biblioteche ed archivi comunali, dipartimenti e facoltà universitarie, reti territoriali, musei e quanti altri desiderino avvalersi per il proprio patrimonio documentario di uno strumento digitale fruibile come Archivio (fruizione dell'utente sottoposta ad autorizzazione specifica, al rispetto della privacy ed altra riservatezza dei documenti), Biblioteca (fruizione che necessita forme di abbonamento al prestito interbibliotecario digitale, per il rispetto del diritto d'autore e connessi) e Piattaforma editoriale (annunci, ed altri oggetti extra catalografici in fruizione libera), indicizzabile ove previsto dai motori di ricerca in forma integrale o parziale. Il sistema è cross-domain in quanto strutturato in un server database, un Web Server di interconnessione, e distinti nodi di rete dei partecipanti. La gestione economica sarà condotta dal coordinamento.
Patrimonio e utenza
Il patrimonio documentario sarà gestito esclusivamente dall'ente che lo detiene. La registrazione di un utente dovrà essere di competenza esclusiva di un ente, viceversa l'attribuzione delle autorizzazioni alla fruizione dei distinti record inventariali e/o catalografici dovrà riguardare ciascun ente per quelle relative al proprio patrimonio: ciascun ente potrà fornire ad un utente autorizzazioni in lettura e scrittura sui materiali di propria competenza eventualmente previo rimborso - necessariamente senza scopo di lucro -, monetario od altra forma (ad es: IdMiS consentirà a studenti e ricercatori di avvalersi di forme alternative secondo sistema cosiddetto Banca del Tempo).
Ambiti disciplinari
Proponendo soluzioni alternative a quelle dell'archivistica o della biblioteconomia tradizionali, il sistema si presta ad essere luogo di relazione di ambiti disciplinari differenti, o concorrenti - esempio le biblioteche d'autore -, consentendo descrizioni, trascrizioni e traduzioni digitali afferenti a molteplici tipologie compreso quelle audiovisive - estremamente problematiche. Le relazioni possono avvalersi della disponibilità di più insiemi riconducibili alle categorie di inventario - descrivibile con differenti standard -, di catalogo, di thesaurus, e di raccolta multi tipologica di documentazione (tra cui le nostre "Bibliografie" ad es. Saverio Tutino all'Avana. Antologia de «l'Unità» (1962-1968)); l'inventario ed i cataloghi consentono la struttura di Entità Multimediali audio-video-fotografiche ed oggetti a 3 dimensioni (es. singole pagine di un periodico o di una monografia, tracce audio di un nastro magnetico ¼ di pollice o di un vinile, pizze cinematografiche di un film, recto e verso e cornice di un quadro, frammenti di un reperto tridemensionale, componenti di un oggetto monumentale, oggetti di un'area monumentale, etc.) che "traducono" l'oggetto in digitale ed ove necessario ne trascrivono il layout ed i refusi mediante alcune tipologie di notazione - sincroniche nel caso degli audiovisivi -, tramite formati xml tra i quali meritano menzione ulteriormente all'HTML i TEI:P5, Timed Text e MusicXML; l'inventario ed i cataloghi consentono inoltre una descrizione e trascrizione mediante "Analitici", Analitici che possono circoscrivere ad esempio un articolo di un periodico o l'intervento videoregistrato di un relatore di un convegno, che alle Aree del titolo e della Responsabilità autoriale (es. drammaturgo, compositore, etc.) o parallela (es. attore, interprete, etc.), affiancano quella della Rappresentazione che rimanda ad alcuni insiemi in KosmosDOC detti Cataloghi dei Citati. Ulteriormente in KosmosDOC possono essere registrate relazioni gerarchiche tra gli oggetti (ad uso genealogico, codicologico, etc.), e di appartenenza od inclusione insiemistica. Grazie all'elaborazione automatica di elenchi su interrogazione per campi o full-text, agli strumenti per la mappa e l'indice delle corrispondenze su distinti corpora di descrizioni, trascrizioni e relazioni, ad un complesso sistema di analisi linguistica (vocabolari di frequenza, particolare di occorrenza, ed altri relazionali), KosmosDOC costituisce solida base di molteplici ricerche contestuali, testuali e metatestuali.
Interazione con la rete e Riferimento Univoco
Sebbene la natura del WEB sia dinamica e dunque non consenta citazioni valevoli nel lungo periodo, il sistema KosmosDOC determina l'identificativo di ciascun oggetto in maniera statica e univoca. E' possibile essere citati come fonte mediante link ad URL (es. Voce d'autorità attinente a Leoncarlo Settimelli [KDOC AF 235] URL per visualizzazione del contesto https://www.kosmosdoc.org/ISAAR/235/d1.html, e per visualizzazione ridotta https://www.kosmosdoc.org/ISAAR/235/d2.html; ulteriore esempio può riguardare un Analitico audiovisivo relativo a Paolo Spriano in Le Barricate di Scandicci, a cura di Leoncarlo Settimelli e Roberto Ivan Orano, LP edito dal Comune di Scandicci nel 1975 inventariato nella discoteca del Fondo Giovanni Frediani [KDOC A 1464488] URL in modalità contestuale https://www.kosmosdoc.org/Analitici-Testuali/1464488/d1.html, ed in modalità player https://www.kosmosdoc.org/Analitici-Testuali/1464488/p1.html ).
Analogamente nella descrizone degli oggetti inventariali e catalografici di KosmosDOC è possibile non soltanto annotare i collegamenti tramite URL (ad es. L'eredità di Hegel, interviste a Hans-Georg Gadamer indirizzo https://www.emsf.rai.it/gadamer/interviste/22_eredit/eredit.htm), ma soprattutto collegare mediante identificativo alfanumerico un oggetto di KosmosDOC a oggetti di altre Banche Dati afferenti a diverse nazioni (es. di relazione multipla nella descrizione di una nostra scheda parzialmente completata sugli atti del convegno di studi del gennaio 1958 Studi gramsciani a schede SBN https://www.kosmosdoc.org/ISBD/1/d1.html), relazionandosi a molteplici fonti descrittive (es. Voce d'autorità attinente a György Lukács <1885-1971> in [KDOC AF 354] codice BnF - Bibliothèque nationale de France -, 11913616 o LC - Library of Congress -, 79018637 già relazionati in VIAF - Virtual International Authority File -, con identificativo 46764285, oppure non VIAF come la giapponese NDL - National Diet Library -, 448187 o NLC - National Library of China [nome traslitterato e in inglese] -, 334638 o BnBR - Biblioteca Nacional do Brasil -, 100092114261061E18, NLB - National Library of Belarus [НАЦИОНАЛЬНАЯ БИБЛИОТЕКА БЕЛАРУСИ] -, ar106649, etc. come da link https://www.kosmosdoc.org/ISAAR/354/d1.html).
Import/export dei dati
Il sistema permette l'import/export tramite alcuni formati (tra cui EAD e MARCXML) od una semplice struttura di file e directory; nel corso dell'importazione potrà essere applicata ai file multimediali una elaborazione OCR - Optical Character Recognition -, ASR - Automatic Speech Recognition -, e del riconoscimento del layout.
In fase d'importazione le Entità Multimediali sono automaticamente marchiate mediante un apposizione grafica e/o sonora che riporta le coordinate inventariali dell'oggetto, al fine di preservare il riconoscimento del lavoro di ciascun Ente sul patrimonio detenuto; le entità in alta risoluzione non marchiate sono compresenti ma ad uso esclusivo dell'Amministratore dell'Ente detentore.
Le raccolte IdMiS relative alla serie documentaria Gli Archivi si Raccontano (IdMiS © 2007/2013) potranno - non appena strutturate -, essere copiate in favore degli Enti che vorranno aderire al sistema.
Inserito da Elio Varriale x IdMiS il 07/12/2010 19.12.00, modificato il 18/03/2013 00.17.43
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) specificando gli argomenti di interesse. 
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